Impostare un piano di delega efficace (soprattutto con i collaboratori a distanza)

Di Eleonora Mauri

Lo smart working forzato che tante aziende hanno vissuto nel momento del lock down ha fatto emergere alcune criticità nell’organizzazione del lavoro e nello stile di gestione del team.

Sono nate nuove problematiche e se ne sono enfatizzate altre che erano già presenti, ma latenti. Se un team era poco affiatato, la lontananza fisica ha acuito quella relazionale. Se una persona era demotivata o frustrata, lavorando da casa si è dimostrato ancor meno ingaggiato e coinvolto. Se un capo aveva troppe manie di controllo, in lock down ha soffocato i collaboratori di report, chiamate e riunioni per monitorare ogni attività.

Ora stiamo arrivando a una situazione di maggiore equilibrio, con un mix tra smart working e ritorno in ufficio. Ma certo è che ormai dobbiamo fare i conti col lavoro a distanza e dobbiamo rinforzare le nostre capacità manageriali per gestire bene il lavoro e (soprattutto) le persone anche da lontano.

Su cosa puntare?

Sicuramente uno degli elementi chiave è strutturare un piano efficace di delega e responsabilizzazione dei nostri collaboratori.

 

Non è un mistero che in Italia molti Manager abbiano problemi di delega.

Ecco i pensieri più comuni che frenano i capi:

  • Sono bravo a fare ma non a insegnare (…anche insegnare è una competenza che si può imparare se si vuole)
  • Faccio prima a farlo io (…una volta sì, ma se sommi quante volte te ne occupi tu in un anno viene fuori un monte ore considerevole)
  • Sono più bravo, nessuno lo fa bene come me (…i metodi degli altri sono diversi, non necessariamente meno belli o meno efficaci)
  • Mi diverto tanto / ho sempre fatto io questa attività / l’ho creata io, è il mio “bambino” (…ci sono atre cose divertenti di cui ti puoi occupare se liberi un po’ di tempo nella tua giornata)
  • L’ultima volta e poi basta (…lo dici da 5 anni…)
  • Bisogna mantenere dei segreti (…tutti sono utili, nessuno è indispensabile…per fortuna o purtroppo. Meglio puntare su altre strategie di valorizzazione del nostro contributo)

Ma la delega è necessaria. Non solo per liberare te da tanta operatività e darti modo di curare di più gli aspetti gestionali, relazionali, motivazionali e strategici, ma anche per dimostrare ai membri del tuo team che ti fidi di loro e che costruisci piano di sviluppo personalizzati, concreti e solidi. E questo nell’era dello smart working è un aspetto vitale! Non puoi puntare sulla leadership stile “command & control” quando li hai tutti a distanza.

Quindi, cosa fare per strutturare una delega ben fatta? In primis, supera i tuoi pensieri limitanti di cui sopra. In secondo luogo, mappa i tuoi collaboratori rispetto al livello di delega che potrebbero ricoprire.

Un modello che può tornarti utile è un modello in 5 livelli. Ogni livello superiore include ovviamente quello inferiore dandolo per consolidato (cioè se delego un obiettivo non entro nel merito, ad esempio, delle modalità scelte dal collaboratore).


A ogni livello corrisponde ovviamente un sistema di monitoraggio diverso ma anche una tempistica di monitoraggio coerente. Non posso delegare un collaboratore al livello 4 o 5 e poi controllarlo ogni giorno.

LIVELLO DI DELEGA

CONTENUTO DELLA DELEGA

SISTEMA DI MONITORAGGIO

TEMPISTICA DI REPORTING

1

Singola attività

Comunicazione della conclusione della singola attività

Giornaliero

2

Modalità di esecuzione

Report sull’attività e sulla qualità

2/3 volte a settimana

3

Processi (insieme di attività)

Report sulla conclusione del processo (SAL: stato avanzamento lavoro)

1 volta a settimana

4

Obiettivi

Strumento di gestione dei progetti (es. gantt)

Mensile / trimestrale

5

Risultato finale

KPI: key performance indicator

Trimestrale / semestrale / annuale


Potete usare questo strumento per mappare il livello di autonomia attuale dei vostri collaboratori e costruire poi un piano a tendere. Cioè se oggi ho tre collaboratori al livello 1, due collaboratori al livello 3 e uno al livello 4, tra un anno a che livello vorrei portarli? Cosa devo fare perché raggiungano quel livello? E da qui posso partire per costruire piani di delega e sviluppo di medio / lungo periodo.

Quindi …BUONA DELEGA A TUTTI!

 

 

 

 

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