Farsi capire con la comunicazione a distanza: gli errori da evitare.

Di Eleonora Mauri

Con il lockdown siamo stati costretti a lavorare quasi totalmente con mezzi di comunicazione a distanza. Qualcuno era già “allenato”, per qualcun altro invece è stata una novità, magari neanche tanto facile da digerire. Ma quanti di noi hanno veramente la certezza di essere efficaci quando comunichiamo attraverso chat, email, messaggi, call e video call? Vediamo insieme a cosa prestare attenzione, visto che le comunicazioni a distanza saranno qualcosa con cui avremo sempre più a che fare d’ora in poi.

 

ERRORE N.1: pensare che quello che dici è uguale a quello che l’altro recepisce. 

La comunicazione è un affare complesso. A quanti di noi capita di dire “mi sembrava di essere stato chiaro e invece l’altro non ha capito”. Perché succede? Di chi è la colpa?

La colpa non è di nessuno, possiamo parlare di responsabilità. E la responsabilità della comprensione è, ahinoi, sempre nelle mani di chi parla. È nostra responsabilità trovare il modo migliore per farci capire, tarando le nostre parole, i toni, i volumi e la velocità in funzione della tipologia di interlocutore che abbiamo davanti. Inoltre, consideriamo che tra quello che pensiamo e quello che l’altro comprende ci può essere un abisso. Già tra quello che pensiamo e quello che effettivamente diciamo possono esserci delle dispersioni (informazioni che diamo per scontate, informazioni che pensiamo di aver detto e invece ci siamo dimenticati, ecc), poi tra quello che diciamo e quello che l’altro ascolta c’è un ulteriore filtro (dato da calo di attenzione, distrazioni, sovraccarico di informazioni, ecc), e poi tra quello che l’altro ascolta e quello che comprende e ricorda c’è un ulteriore filtraggio. Insomma, pensi 100 e l’altro si ricorda 10. Ecco perché dobbiamo essere molto attenti e verificare il risultato della nostra comunicazione. 

 

ERRORE N.2: non pensare prima di scrivere o parlare, cioè non avere consapevolezza di parole, toni e messaggi del corpo che usiamo.

Non sempre stiamo attenti alle parole che usiamo e agli effetti che producono negli altri. C’è una bella differenza tra iniziare una mail così

“Come da accordi intercorsi sono a richiederle l’invio della documentazione xxx entro e non oltre il xxx.

Cordiali saluti”

O così

“Buongiorno Sig. Rossi, ben ritrovato. Come concordato telefonicamente, le chiederei di inviarci la documentazione xx. Per facilitare il processo di elaborazione le chiederei la cortesia di inviarcela entro il xx. La ringrazio anticipatamente e le auguro buona giornata.”

Per non parlare delle email che hanno 3 lettere come testo “FYI”. Un trionfo di empatia e cura della relazione!

E anche i silenzi parlano. Non rispondere alle email o ai messaggi è diventata (cattiva) abitudine molto diffusa. 

Per telefono conta moltissimo il tono di voce. Per cui attenzione quando rispondiamo presi dal nervosismo, dallo stress o dalla fretta. Il nostro tono ne risente e chi ci ascolta dall’altra parte non ne avrà una buona impressione. 

In ultimo, di persona e in video call, oltre alle parole e ai toni, dobbiamo anche prestare attenzione alla comunicazione non verbale. I gesti, la postura, i movimenti. E le espressioni del viso, che in video call sono riprese in primo piano! Per cui smorfie, mancanza di sorriso e sguardi assenti sono molto facili da vedere per il nostro interlocutore. 

 

ERRORE N.3: mancare di rispetto e attenzione verso l’altro. 

Nella comunicazione è molto importante avere come cardine il rispetto e l’attenzione. Rispetto significa non giudicare l’altro, non tentare di imporre la nostra idea, non sentirci portatori di una verità oggettiva e universale, ma piuttosto cercare di comprendere il punto di vista altrui e trovare una via comune per raggiungere l’obiettivo. 

Rispetto significa anche considerare il tempo dell’altra persona: bombardarlo di email, inchiodarlo in video call infinite, non rispettare i tempi di chiusura di una riunione, mandare messaggi whatsapp in tarda serata o nel weekend, non sono comportamenti efficaci.

Attenzione significa ascolto e cura. Ascoltare davvero il nostro interlocutore quando parla, senza interromperlo né parlargli sopra. Cogliere i non detti, i segnali del corpo, i toni di voce. E prendersi cura dell’aspetto emotivo e relazionale in ogni scambio. 

 

QUINDI, CHE FARE? ECCO UNA SEMPLICE CHECK LIST DI CONSIGLI UTILI

  1. Nelle mail / chat / messaggi: rileggi prima di inviare, pensa all’effetto che puoi generare nell’interlocutore, pensa se la mail è il mezzo giusto per quel tipo di messaggio, non rispondere “a caldo” o preso dal nervoso.
  2. Nelle telefonate: cura i toni, sorridi mentre parli (fa una grande differenza), non rispondere o non telefonare quando sei stressato o arrabbiato, registrati qualche volta per verificare che toni usi al telefono con i tuoi interlocutori.
  3. Nelle video call: sorridi e distendi il volto, presta attenzione, guarda in camera, rispetta i tempi di inizio e di fine della video call, ascolta con attenzione, attento ai rumori di sottofondo e ai disturbi, attrezzati con un buon sistema audio e video, controlla la qualità della connessione.

 

Buona comunicazione digitale!